Tratamiento de los datos de los clientes de la firma

Cada firma, abogado u organización que usa la Plataforma registra en ella datos personales de sus clientes, contrapartes, testigos y otras personas relacionadas con sus asuntos, y recibe datos por el portal de clientes y los formularios de admisión. Sobre esos datos:

• La firma es la responsable del tratamiento: decide para qué y cómo se usan.
• Jurídica Pro Max es el encargado del tratamiento: los trata solo por cuenta de la firma y para prestarle el servicio.

Este acuerdo forma parte de los Términos y condiciones y cumple el contrato de transmisión que exige el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. Lo que no esté aquí se rige por nuestra Política de privacidad.

• Los aloja, organiza, muestra y procesa solo para prestar el servicio que la firma contrató y siguiendo sus instrucciones, que se dan al usar la Plataforma.
• No los vende, no los usa para su propia publicidad, no contacta a los clientes de la firma por cuenta propia y no los usa para entrenar modelos de inteligencia artificial.
• Guarda confidencialidad, también después de terminado el servicio. Su personal solo accede cuando es necesario para soporte que la firma pida, para la seguridad o por orden de autoridad.
• Aplica las medidas de seguridad descritas en la Política de privacidad y trata con acceso restringido los datos sensibles.
• Usa proveedores (subencargados) para alojamiento, almacenamiento de archivos, correo e inteligencia artificial, ubicados principalmente en Estados Unidos, país con nivel adecuado de protección según la SIC (Circular Externa 005 de 2017). La lista está en la Política de privacidad; la firma autoriza su uso al aceptar los términos.
• Avisa a la firma sin demora injustificada si ocurre un incidente de seguridad que afecte sus datos, y le ayuda con la información necesaria.
• Le ayuda a la firma a atender las solicitudes de los titulares (consultas y reclamos) dentro de los plazos de ley.
• Al terminar el servicio, entrega a la firma una copia de sus datos si la pide dentro de los 30 días siguientes y luego los elimina o anonimiza, salvo lo que la ley obligue a conservar.

• Tener una base legal para cada dato que registra y, cuando la ley lo exija, la autorización previa, expresa e informada del titular.
• Pedir autorización expresa para los datos sensibles (por ejemplo, de salud o relacionados con procesos penales) e informar que el titular no está obligado a darlos.
• Respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes cuyos datos registre.
• Informar a sus clientes que usa un proveedor tecnológico, que puede alojar los datos en Estados Unidos, y tener su propia política de tratamiento de datos.
• Registrar solo los datos necesarios y mantenerlos exactos y actualizados.
• Dar a cada miembro de su equipo solo los permisos que necesita y cuidar las claves de acceso.
• Atender las consultas y reclamos de sus clientes y demás titulares.

Lo que los clientes de la firma ven, escriben, firman o suben en el portal (incluidas copias de documentos de identidad) y lo que envían por los formularios de admisión es información de la firma. En el formulario de admisión, la persona autoriza a la firma como responsable; Jurídica Pro Max solo presta la herramienta. Las condiciones de uso del portal para los clientes de la firma están en los Términos del portal de clientes.

Para conocer, corregir o pedir que se borren sus datos, escríbale a la firma que lo atiende: ella es la responsable. Si nos escribe a privacidad@juridicapromax.com, trasladaremos su solicitud a la firma y le diremos que lo hicimos.